Personalverrechnung (Lohn- und Gehaltsverrechnung für Arbeitnehmer und Dienstnehmer)

Der Ablauf der Lohn- und Gehaltsverrechnung, mit allen dazugehörigen Aufgabengebieten überblicksmäßig dargestellt.

Aufgaben der Personalverrechnung

• Innerbetriebliche Abrechnung
• Außerbetriebliche Abrechnung

Lösung einer arbeitsrechtlichen Frage

• Anzuwendender Kollektivvertrag
• Mündliche oder schriftliche Vereinbarungen (Betriebsvereinbarungen)
• Gewohnheitsrechtlicher Anspruch
• Spezialgesetz
• Allgemein bürgerliches Gesetzbuch

Aushangpflichtige Bestimmungen

• Betriebsvereinbarungen
• Geltende Kollektivverträge

Dienstvertrag (Dienstzettel) – Dienstverhältnis, Freier Dienstvertrag, Werkvertrag, andere Vertragsverhältnisse

• Andere Vertragsverhältnisse
  • Ferialpraktikanten, Volontäre, Schnupperlehre
• Arten der Dienstverhältnisse
  • Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge
• Dienstverhältnisse nach deren Dauer
  • Probedienstverhältnis, befristetes Dienstverhältnis, unbefristetes Dienstverhältnis

Sozialversicherung

• Pflichtversicherung
  • Vollversicherung, Teilversicherung
• Freiwillige Versicherung
• Formalversicherung

Einkommensteuer

• Einkunftsarten
• Unbeschränkte und beschränkte Einkommensteuerpflicht

Beginn eines Dienstverhältnisses

• Arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Abgabenrechtliche Verpflichtungen

Arbeitsentgelt

• Entgeltformen
  • Geld- und Naturallohn, Zeitlohn, Leistungslohn, Akkord, Stücklohn, Zulagen, Zuschläge, Prämien, Entlohnung für die Zeit der Unterbrechung der Dienstleistung, freiwillige Zuwendungen, Sonderzahlungen, Abfertigung, Urlaubsersatzleistung, Firmenpension, Leistungen Dritter
• Verfall, Verjährung von Ansprüchen
• Vergleich, Verzicht, Verschlechterungsvereinbarung
• Rückforderung irrtümlich geleisteter Zahlungen
• Entzug von Bezugsbestandteilen
• Aufrechnung mit Entgeltansprüchen

Durchführung der Personalverrechnung

• Erfassung von Stammdaten und Bezugsansprüchen
• Abrechnung
  • Lohnkonto
  • Buchungsbeleg
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung (Nettoabrechnung)
• Geheimhaltung und Datenschutz

Abrechnung von Bezügen für eine volle Abrechnungsperiode

• Volle Abrechnungsperiode ist der Kalendermonat

Abrechnung von Bezügen für eine gebrochene Abrechnungsperiode

• liegt bei Eintritt unter einem Monat vor

Aufrollung von Bezügen

• dient der Richtigstellung von monatlichen Nettoabrechnungen, inkludiert auch die Berichtigung der Dienstgeberabgaben bzw. Lohnnebenkosten

Nettolohnvereinbarung

• Eine echte Nettolohnvereinbarung liegt vor, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein betragsmäßig festgelegter Bruttolohn vereinbart wird und gleichzeitig bestimmt wird, dass der Arbeitgeber die gesetzlichen Abzüge übernimmt
• Eine unechte Nettolohnvereinbarung bestimmt einen vereinbarten Nettolohn, wenn ein betragsmäßig festgelegter Bruttolohn noch nicht vereinbart ist

Freibeträge – Absetzbeträge

• Werbungskosten, Werbungskostenpauschale, Sonderausgaben, Sonderausgabenpauschale, Topfsonderausgaben, Außergewöhnliche
  Belastungen
• Alleinverdienerabsetzbetrag – Alleinerzieherabsetzbetrag
• Pendlerpauschale – Pendlereuro

Arbeitszeit – Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstundenarbeit

• Gesetzliche Normalarbeitszeit, kollektivvertragliche Normalarbeitszeit
• Flexible Normalarbeitszeit, Einarbeitszeit, gleitende Arbeitszeit
• Teilzeitarbeit, Teilzeit– Kurzarbeit, Teilzeit-Mehrarbeit
• Reisezeit
• Pauschale Abgeltung von Überstunden, All-in-Vereinbarung
• Abbau von Zeitguthaben – Zeitausgleich
• Arbeitsbereitschaft – Rufbereitschaft

Arbeitsruhe und Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

• bei Arbeit während der Arbeitsruhe stehen gesetzliche bzw. kollektivvertragliche Ansprüche zu

SEG-Zulagen (Schmutz-, Erschwernis-, Gefahrenzulage) – SFN-Zuschläge (Sonn-, Feiertag-, Nachtzuschläge) –Überstundenzuschläge

Sachbezüge

• Wert der vollen freien Station, Wohnraumbewertung, Dienstwohnung, Arbeitsplatznahe Unterkunft, Privatnutzung des Firmeneigenen KFZs,
  Privatnutzung des firmeneigenen Abstell- oder Garagenplatzes, Zinsersparnisse bei Arbeitgeberdarlehen und Gehaltsvorschüssen, Mitarbeiterrabatte
• Sonderregelung „Fahrtkostenersatz“
• Sonderregelung „Übernahme des Sozialversicherungsbeitrags“

Beitragsfreies Entgelt – steuerfreie Einkünfte – nicht steuerbare Leistungen

• Beitragsfreies Entgelt normiert im allgemeinen Sozialversicherungsgesetz (ASVG § 49 Abs. 3)
• Steuerfreie Einkünfte geregelt im Einkommensteuergesetz (EStG § 3 Abs. 1)
• Nicht steuerbare Leistungen bestimmt im EStG § 26

Dienstreise, Dienstfahrten, Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte, Werkverkehr

• Dienstreise – Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder, Tagesgelder, Nächtigungsgelder
• Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte – Jobticket, Pendlerpauschale, Verkehrsabsetzbetrag
• Dienstfahrten – Fahrtkostenersätze

Sonderzahlungen

• Urlaubszuschuss, Weihnachtsremuneration, Bilanzgeld

Sonderzahlungen mit besonderer abgabenrechtlicher Behandlung

• Jubiläumszuwendungen, Vergütung für Diensterfindungen, Prämien für Verbesserungsvorschläge, Nachzahlungen, Zahlungen für den Verzicht auf Arbeitsleistungen, Vergleichssummen, Zahlungen in einem Insolvenzverfahren

Krankenstand der Arbeiter und Angestellten

• Krankheit oder Unglücksfall, Arbeitsunfall oder Berufskrankheit, Kur- und Erholungsaufenthalt
• Mitteilungs- und Nachweispflicht
• Anrechnungsbestimmungen
• Bestimmungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes, Bestimmungen des Generalkollektivvertrags, Bestimmungen des Angestelltengesetzes
• Anspruchsdauer und Anspruchshöhe auf Entgeltfortzahlung
• Krankengeld – Krankenentgelt
• Zuschuss zur Entgeltfortzahlung für den Dienstgeber

Urlaub und Pflegefreistellung (Betreuungsfreistellung, Begleitungsfreistellung)

• Urlaub
  • Bestimmungen des Urlaubsgesetzes, Bestimmungen des Generalkollektivertrags
  • Urlaubsentgelt, Urlaubsersatzleistung
  • Urlaubsablöse
  • Aufzeichnungspflicht

Sonstige Gründe, die zur Unterbrechung der Dienstleistung führen

• Familienhospizkarenz, Pflegekarenz, vereinbarter Karenzurlaub (unbezahlter Urlaub), Schutzfrist vor und nach einer Entbindung (Wochengeld), Karenz nach dem Mutterschutzgesetz und dem Väter-Karenzgesetz (Kinderbetreuungsgeld), Elternteilzeit, Präsenz- Ausbildungs- oder Zivildienst, Bildungskarenz

Lehrlinge

• Lehrvertrag, Lehrberufe in der Lehrberufsliste, Lehrberechtigter – Ausbilder, Lehrzeit, Lehrlingsentschädigung, Lehrzeugnis, Weiterverwendungspflicht

Behinderte

• Begünstigte Behinderte, besonderer Bestandsschutz, Diskriminierungsverbot, Beschäftigungspflicht (Pflichtzahl und Ausgleichstaxe)

Personen mit besonderer abgabenrechtlicher Behandlung

• Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
• Fallweise beschäftigte Personen
• Geringfügig Beschäftigte
• Ferialpraktikanten – Volontäre – Schnupperlehrlinge
• Freie Dienstnehmer
• Vorstandsmitglieder
• Geschäftsführer, Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH
• Grenzgänger

Beendigung von Dienstverhältnissen

• • Lösung während der Probezeit
  • Zeitablauf bei befristeten Dienstverhältnissen
  • Einvernehmliche Lösung
  • Kündigung durch den Dienstgeber, Kündigung durch den Dienstnehmer
  • Zeitwidrige Kündigung, Änderungskündigung, Kündigung bei Insolvenz des Dienstgebers
  • Begründete Entlassung, unbegründete Entlassung
  • Begründeter und unbegründeter Vorzeitiger Austritt von Dienstnehmern
• Der Bestandsschutz
  • Besonderer Bestandsschutz
  • Allgemeiner Kündigungsschutz und besonderer Kündigungsschutz
  • Allgemeiner Entlassungsschutz und besonderer Entlassungsschutz
• Bezugsansprüche bei Beendigung von Dienstverhältnissen
  • Laufender Bezug
  • Sonderzahlungen
  • Abfertigungen – Abfindungen
  • Konventionalstrafe – Kündigungsentschädigung
  • Urlaubsabgeltung (Urlaubsersatzleitung) bzw. Rückerstattung
  • Zeitguthaben bzw. Zeitschulden
  • Zahlungen für den Verzicht auf Arbeitsleistungen für künftige Lohnzahlungszeiträume
  • Vergleichssummen
  • Zahlungen auf Grund einer Konkurrenzklausel
  • Bezüge im Rahmen von Sozialplänen
  • Rückersatz von Ausbildungskosten

Lohnzettel (Jahreslohnzettel)

• Jährliche Übermittlung der Jahreslohnzettel und Meldung der Betriebsstätte aller Mitarbeiter an das Finanzamt

monatlicher Beitragsgrundlagennachweis

• Meldung der monatlichen Beitragsgrundlagen und Beiträge aller Mitarbeiter im Selbstabrechnungsverfahren (veraltete Methode Vorschreibeverfahren)

Betriebliche Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorge = Abfertigung „Neu“

Außerbetriebliche Abrechnung

• Abrechnung mit der österreichischen Gesundheitskasse
• Abrechnung mit dem Finanzamt
• Abrechnung mit der Stadtkasse/Gemeinde

Lohn- und Sozialdumping

• Unterentlohnung – Strafbestimmungen

Meldungen – Auskunftspflicht – Prüfung – Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Beiträge
(GPLB)

Strafbestimmungen im Bereich des Abgabenrechts

• Beitragszuschläge, Ordnungsbeiträge, Verzugszinsen, Säumniszuschläge
• Barzahlungsverbot in der Baubranche

Schuldung – Haftung – Regressansprüche

Pfändung, Verpfändung, Zession von Bezügen, Privatkonkurs

• Bei aufrechter Gehaltsexekution Auszahlungsverbot von Bezügen an den Dienstnehmer (Verpflichteter)
• Drittschuldnererklärung an das Exekutionsgericht, den Gläubigervertreter oder Betreibenden (Gläubiger)
• Einhaltung der Rangordnung
• Unterscheidung zwischen Unterhaltsexekution und Forderungsexekution
• Bestimmung der unpfändbaren Bezüge, Berechnung des pfändbaren Betrages, Bestimmung des unpfändbaren Freibetrages (Existenzminimum)

Aufbewahrungsfristen, Verjährung

• Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen im Abgabenrecht – 7 Jahre
• Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen im Arbeitsrecht – 3 Jahre
• Anspruch des Dienstnehmers auf ein Dienstzeugnis – 30 Jahre; daher wäre eine Aufbewahrungsfrist zumindest des Lohnkontos mit gleicher Dauer empfehlenswert